Điều khoản sử dụng

Phiên bản 2026-10-22 · Hiệu lực từ 22/10/2026

Điều khoản này là thoả thuận giữa Công ty TNHH Công nghệ Rentflow (đơn vị vận hành HomeTrack) và bạn — người đăng ký và sử dụng HomeTrack. Khi đăng ký hoặc tiếp tục dùng HomeTrack, bạn được hỏi đồng ý với Điều khoản này và Chính sách bảo mật.

1. Định nghĩa

• HomeTrack: phần mềm quản lý nhà trọ trên web và ứng dụng cài trên điện thoại (PWA) tại hometrack.rentflow.com.vn, do Công ty TNHH Công nghệ Rentflow vận hành ("chúng tôi").
• Chủ trọ: người đăng ký tổ chức trên HomeTrack và chịu trách nhiệm về tổ chức đó.
• Nhân viên: tài khoản chủ trọ tạo thêm để cùng quản lý các toà được giao.
• Khách thuê: người thuê phòng mà chủ trọ hoặc nhân viên nhập thông tin vào HomeTrack.
• Gói: gói dịch vụ (dùng thử hoặc trả phí) quy định thời hạn và giới hạn số toà, số phòng, số tài khoản.

2. Tài khoản và bảo mật mật khẩu

• Bạn cung cấp thông tin đăng ký đúng sự thật (tên, email, số điện thoại) và cập nhật khi thay đổi.
• Bạn tự giữ kín mật khẩu của mình và của nhân viên, không dùng chung tài khoản. Mọi thao tác thực hiện bằng tài khoản của tổ chức được coi là do tổ chức thực hiện.
• Chủ trọ chịu trách nhiệm về thao tác của nhân viên mình tạo, và chỉ nên giao cho nhân viên những toà họ cần quản lý.
• Khi nghi tài khoản bị lộ, hãy đổi mật khẩu ngay ở Cài đặt và báo cho chúng tôi qua support@hometrack.vn.

3. Gói dùng thử và gói trả phí

• Tài khoản mới được dùng thử miễn phí theo thời hạn và giới hạn của gói dùng thử hiển thị ở trang Bảng giá tại thời điểm đăng ký.
• Gói trả phí có giá, thời hạn và giới hạn theo trang Bảng giá tại thời điểm mua. Mỗi gói có thời hạn xác định; muốn dùng tiếp sau thời hạn thì gia hạn hoặc mua gói mới.
• Đổi sang gói khác khi gói cũ còn hạn: giá trị còn lại của gói cũ được quy ra số ngày của gói mới và cộng vào thời hạn.
• Hết thời hạn gói mà chưa gia hạn: tạm thời không đăng nhập được, các link chia sẻ (phòng trống, hoá đơn) ngừng hoạt động. Dữ liệu vẫn được giữ; gia hạn xong là dùng tiếp như cũ.
• Chúng tôi có thể điều chỉnh bảng giá cho các lần mua sau; thay đổi không áp dụng ngược cho gói bạn đã trả tiền.

4. Trách nhiệm khi nhập dữ liệu khách thuê

Với dữ liệu khách thuê, chủ trọ là bên kiểm soát dữ liệu; HomeTrack là bên xử lý theo chỉ dẫn của chủ trọ (xem Chính sách bảo mật, mục 1). Vì vậy chủ trọ cam kết:

• chỉ nhập thông tin khách thuê khi có sự đồng ý của khách hoặc cơ sở pháp lý khác (ví dụ để lập hợp đồng thuê, khai báo tạm trú theo quy định);
• cho khách biết thông tin của họ được lưu trên phần mềm quản lý và dùng vào việc gì;
• chỉ nhập những thông tin cần thiết và dùng đúng mục đích quản lý cho thuê — không bán, không công khai, không dùng để quấy rối;
• tiếp nhận và xử lý yêu cầu của khách thuê về dữ liệu của họ (xem, sửa, xoá);
• chịu trách nhiệm về dữ liệu mình tự chia sẻ ra ngoài (file Excel, ảnh hoá đơn, link gửi khách hoặc môi giới).

Thông tin cá nhân của khách đã trả phòng được hệ thống tự xoá sau 12 tháng, chỉ giữ họ tên cho sổ sách. Chủ trọ cần lưu giấy tờ lâu hơn theo quy định nào thì tự lưu bản riêng trước thời điểm đó (xem mục 8).

Dữ liệu bạn nhập vào HomeTrack thuộc về bạn. Chúng tôi không dùng dữ liệu đó cho mục đích riêng ngoài việc vận hành dịch vụ cho bạn.

5. Hành vi bị cấm

• Nhập, lưu hoặc phát tán thông tin của người khác trái pháp luật, hoặc nội dung vi phạm pháp luật Việt Nam.
• Truy cập trái phép tài khoản, tổ chức hoặc dữ liệu không thuộc về mình; dò mật khẩu, mã OTP.
• Tấn công, làm quá tải, dò quét lỗ hổng, can thiệp vào hệ thống hoặc dùng công cụ tự động thu thập dữ liệu khi chưa được đồng ý.
• Dùng HomeTrack để lừa đảo, thu tiền sai sự thật hoặc mạo danh người khác.
• Bán lại, cho thuê lại tài khoản hoặc sao chép phần mềm khi chưa có thoả thuận với chúng tôi.

6. Giới hạn trách nhiệm

• HomeTrack là công cụ hỗ trợ ghi chép và tính toán. Số liệu tiền (hoá đơn, doanh thu, số dư quỹ, báo cáo) được tính từ dữ liệu bạn nhập; chủ trọ tự đối chiếu với tiền thực nhận và sao kê ngân hàng trước khi dùng cho quyết định tài chính, kê khai thuế hay giải quyết tranh chấp với khách.
• Mẫu hợp đồng trong HomeTrack là mẫu tham khảo; chủ trọ tự xem lại nội dung cho phù hợp trước khi ký.
• Chúng tôi cố gắng để dịch vụ chạy ổn định và sao lưu dữ liệu hằng ngày, nhưng không cam kết dịch vụ không bao giờ gián đoạn (bảo trì, sự cố mạng, sự cố của nhà cung cấp hạ tầng).
• Trong phạm vi pháp luật cho phép, chúng tôi không chịu trách nhiệm về thiệt hại gián tiếp (mất lợi nhuận, mất cơ hội kinh doanh) và tổng trách nhiệm của chúng tôi không vượt quá số phí bạn đã trả cho HomeTrack trong 12 tháng trước sự việc.

7. Chấm dứt và tạm khoá tài khoản

• Bạn có thể ngừng dùng HomeTrack bất cứ lúc nào. Muốn xoá hẳn tổ chức và dữ liệu, gửi yêu cầu tới support@hometrack.vn; nên xuất dữ liệu trước (mục 8).
• Chúng tôi có thể tạm khoá tài khoản khi phát hiện hành vi ở mục 5, khi tài khoản có dấu hiệu bị chiếm đoạt, hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Trừ trường hợp khẩn cấp, chúng tôi báo trước cho chủ trọ qua email hoặc số điện thoại đã đăng ký và cho thời gian giải trình.
• Khi tổ chức bị tạm khoá hoặc hết gói, dữ liệu vẫn được giữ; chủ trọ có thể liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ xuất dữ liệu.

8. Xuất dữ liệu

Chủ trọ có thể tự tải toàn bộ dữ liệu khách thuê, Sổ Thu và Sổ Chi ra file Excel bất cứ lúc nào tại Cài đặt → "Sao lưu toàn bộ (Excel)". Các trang Khách Thuê, Sổ Thu, Sổ Chi cũng có nút "Xuất Excel" theo bộ lọc đang chọn.

File xuất ra có thông tin cá nhân của khách thuê. Hãy cất giữ cẩn thận, không gửi cho người không liên quan. Mỗi lần xuất đều được ghi vào nhật ký.

9. Thay đổi điều khoản

Khi Điều khoản thay đổi, chúng tôi tăng số phiên bản ở đầu trang và hỏi bạn đồng ý lại ở lần mở ứng dụng tiếp theo. Nếu không đồng ý, bạn có thể ngừng dùng và xuất dữ liệu theo mục 8.

10. Luật áp dụng và giải quyết tranh chấp

Điều khoản này được điều chỉnh bởi pháp luật Việt Nam. Tranh chấp phát sinh trước hết được giải quyết bằng thương lượng; không thương lượng được thì đưa ra Toà án có thẩm quyền tại Việt Nam.

11. Liên hệ

• Đơn vị vận hành Công ty TNHH Công nghệ Rentflow
• Mã số doanh nghiệp 0319097807
• Địa chỉ 165-167 Nguyễn Thị Thập, Phường Tân Hưng, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Email support@hometrack.vn