Chính sách bảo mật

Phiên bản 2026-10-22 · Hiệu lực từ 22/10/2026

HomeTrack là phần mềm giúp chủ nhà trọ quản lý phòng, khách thuê, hoá đơn và sổ thu chi. Trang này giải thích dữ liệu nào được thu thập khi bạn dùng HomeTrack, dùng vào việc gì, được bảo vệ ra sao, lưu bao lâu và bạn có những quyền gì.

Chính sách này tham chiếu Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025. Khi đăng ký hoặc tiếp tục dùng HomeTrack, bạn được hỏi đồng ý với chính sách này.

1. Bên kiểm soát và bên xử lý dữ liệu

HomeTrack do Công ty TNHH Công nghệ Rentflow (mã số doanh nghiệp 0319097807, địa chỉ 165-167 Nguyễn Thị Thập, Phường Tân Hưng, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam) vận hành. Trong chính sách này, "chúng tôi" là công ty nói trên; "chủ trọ" là người đăng ký tổ chức trên HomeTrack; "nhân viên" là tài khoản chủ trọ tạo thêm; "khách thuê" là người thuê phòng mà chủ trọ nhập thông tin vào HomeTrack.

• Dữ liệu tài khoản (chủ trọ, nhân viên): chúng tôi là bên kiểm soát dữ liệu — tự quyết định mục đích và cách xử lý trong phạm vi chính sách này.
• Dữ liệu khách thuê: chủ trọ là bên kiểm soát — chủ trọ quyết định nhập thông tin gì, dùng vào việc gì. HomeTrack là bên xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn của chủ trọ: chỉ lưu trữ, hiển thị, tính toán và in giấy tờ theo thao tác của chủ trọ và nhân viên, không dùng dữ liệu khách thuê cho mục đích riêng của chúng tôi.

2. Dữ liệu thu thập

Dữ liệu tài khoản

• Họ tên, tên đăng nhập, email, số điện thoại, mật khẩu (chỉ lưu dạng băm, không ai đọc được mật khẩu gốc).
• Không bắt buộc: số CCCD, ngày / nơi cấp, địa chỉ — dùng để điền vào hợp đồng thuê khi chủ trọ muốn.
• Tên tổ chức (nhà trọ), thông tin toà nhà, thông tin người đứng tên trên hợp đồng nếu chủ trọ nhập.

Dữ liệu khách thuê do chủ trọ nhập

• Họ tên, số điện thoại, email, số CCCD, ngày / nơi cấp, quốc tịch, địa chỉ thường trú.
• Thông tin thuê: phòng, ngày vào ở, hạn hợp đồng, tiền cọc, số người ở, chỉ số điện nước.

Dữ liệu tài chính

• Hoá đơn tiền phòng, phiếu thu cọc, phiếu chi, rút / nộp quỹ và người thao tác.
• Số tài khoản ngân hàng nhận tiền và tên chủ tài khoản (để in mã QR chuyển khoản trên hoá đơn).

Dữ liệu kỹ thuật

• Nhật ký đăng nhập: thời điểm, địa chỉ IP, loại trình duyệt / thiết bị, kết quả (thành công hay sai mật khẩu).
• Nhật ký thao tác quan trọng: thu tiền, huỷ phiếu, đổi giá phòng, xuất dữ liệu ra Excel.
• Thiết bị đã bật thông báo đẩy (địa chỉ nhận thông báo do trình duyệt cấp) và các loại thông báo bạn chọn nhận.
• Phiên đăng nhập được lưu trong trình duyệt của bạn. HomeTrack không dùng cookie theo dõi hay công cụ quảng cáo.

3. Mục đích sử dụng

Chúng tôi chỉ dùng dữ liệu để:

• vận hành dịch vụ quản lý nhà trọ: lưu phòng, khách thuê, hợp đồng, chỉ số điện nước, hoá đơn và sổ thu chi;
• lập hoá đơn, mã QR chuyển khoản và hợp đồng thuê theo yêu cầu của chủ trọ;
• liên hệ với chủ trọ về tài khoản, gói dịch vụ, hỗ trợ kỹ thuật; gửi mã xác thực (OTP) và email đặt lại mật khẩu;
• bảo mật tài khoản: giới hạn số lần thử đăng nhập và mã OTP, phát hiện đăng nhập bất thường, truy vết khi có sự cố.

Chúng tôi không bán dữ liệu, không dùng dữ liệu để quảng cáo và không gửi dữ liệu khách thuê cho bên nào ngoài các trường hợp nêu ở mục 6.

4. Bảo vệ dữ liệu

• Mã hoá: số CCCD, số điện thoại và địa chỉ của khách thuê, cùng tài khoản ngân hàng nhận tiền của chủ trọ (khai ở cài đặt toà nhà và ở thông tin tổ chức), được mã hoá bằng AES-256 trước khi lưu vào cơ sở dữ liệu. Số tài khoản gõ trực tiếp trên từng phiếu thu hoặc phiếu chi (ví dụ tài khoản nhận tiền hoàn cọc của khách khi trả phòng) không được mã hoá: nó được lưu nguyên văn như một phần của sổ sách, hiện lại trong Sổ Thu, Sổ Chi, file Excel xuất ra và không bị tự động xoá. Kết nối giữa trình duyệt và máy chủ luôn dùng HTTPS.
• Phân quyền: mỗi tổ chức chỉ thấy dữ liệu của mình. Nhân viên chỉ xem và nhập liệu ở các toà được chủ trọ giao; số CCCD, nơi cấp, địa chỉ của khách thuê bị che với nhân viên. Huỷ phiếu, duyệt chi, xoá dữ liệu và xuất dữ liệu ra Excel chỉ chủ trọ làm được.
• Nhật ký: mọi lần đăng nhập (kể cả thất bại) và mọi lần xuất dữ liệu ra Excel đều được ghi lại, kèm thời điểm và địa chỉ IP.
• Chống dò mật khẩu: giới hạn số lần đăng nhập, khoá mã OTP sau nhiều lần nhập sai.
• Sao lưu: cơ sở dữ liệu được sao lưu tự động hằng ngày, bản sao lưu giữ 30 ngày, để khôi phục khi có sự cố.

Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Bạn giúp bảo vệ dữ liệu bằng cách giữ kín mật khẩu, không dùng chung tài khoản và chỉ giao toà cần thiết cho nhân viên.

5. Thời gian lưu

• Dữ liệu tài khoản và tổ chức: lưu trong suốt thời gian tổ chức dùng HomeTrack, tới khi tổ chức được xoá theo yêu cầu của chủ trọ.
• Thông tin cá nhân của khách đã trả phòng: tự động xoá sau 12 tháng kể từ ngày trả phòng (hoặc ngày hết hợp đồng). Hệ thống xoá số điện thoại, email, số CCCD, ngày cấp, nơi cấp và địa chỉ thường trú; chỉ giữ họ tên (và quốc tịch nếu có) để hoá đơn, sổ sách cũ còn đối chiếu được. Việc xoá chỉ áp dụng cho hồ sơ khách mà mọi hợp đồng đều đã kết thúc. Khách quay lại thuê được nhập lại thành một hồ sơ mới; hồ sơ cũ vẫn theo quy tắc 12 tháng của riêng nó.
• Sổ sách tiền (hoá đơn, phiếu thu chi): lưu cùng tổ chức theo nhu cầu kế toán của chủ trọ, không nằm trong việc tự xoá 12 tháng — kể cả số tài khoản ngân hàng và ghi chú chủ trọ gõ trên các phiếu đó. Phiếu đã huỷ vẫn giữ lại kèm lý do để đối chiếu.
• Bản sao lưu: tự xoá sau 30 ngày, nên dữ liệu đã xoá có thể còn trong bản sao lưu tối đa 30 ngày.

6. Chia sẻ dữ liệu

Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu ở mức cần thiết để dịch vụ chạy được:

• Nhà cung cấp hạ tầng: dữ liệu chính (tài khoản, khách thuê, hoá đơn…) được lưu trên máy chủ và cơ sở dữ liệu đặt tại Việt Nam.
• Dịch vụ gửi email: địa chỉ email và nội dung email (mã OTP, email chào mừng, đặt lại mật khẩu) đi qua dịch vụ gửi thư điện tử của Google (Gmail). Không có dữ liệu khách thuê trong các email này.
• Mã QR chuyển khoản: khi hiện hoá đơn có QR, mã ngân hàng, số tài khoản, tên tài khoản, số tiền và nội dung chuyển khoản được gửi tới dịch vụ tạo ảnh QR VietQR. Không gửi tên hay số điện thoại khách thuê.
• Thông báo đẩy: thông báo trên điện thoại / máy tính đi qua dịch vụ đẩy của hãng trình duyệt (Google, Apple, Mozilla…), chỉ gồm tiêu đề và nội dung ngắn của thông báo (không có số CCCD), được mã hoá trên đường truyền.
• Theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo đúng thủ tục pháp luật quy định.

Dữ liệu chính của bạn được lưu tại Việt Nam. Riêng phần tối thiểu cần để gửi email (địa chỉ email người nhận và nội dung thư) và thông báo đẩy (tiêu đề, nội dung ngắn — không có CCCD) đi qua các nhà cung cấp nêu trên, và máy chủ của họ có thể đặt ở nước ngoài nên dữ liệu này có thể được xử lý ngoài Việt Nam. Chúng tôi không bán dữ liệu và không chia sẻ dữ liệu cho mục đích quảng cáo.

Phông chữ, thư viện và biểu tượng tải từ bên ngoài. Các trang của HomeTrack tải phông chữ từ Google Fonts, và tải thư viện giao diện, biểu tượng từ các mạng phân phối nội dung công cộng (jsDelivr, unpkg, cdnjs, một dịch vụ CDN cho thư viện CSS); ảnh đại diện mặc định tải từ ui-avatars.com. Khi trang mở ra, địa chỉ IP và thông tin trình duyệt của người truy cập (kể cả môi giới xem link phòng trống, vốn dùng Google Fonts). Trang link hoá đơn gửi khách không dùng các nguồn này, nhưng ảnh mã QR trên đó được trình duyệt của người xem tải trực tiếp từ VietQR nên IP của họ cũng tới VietQR tới các nhà cung cấp này, máy chủ của họ có thể ở nước ngoài. Không có dữ liệu khách thuê nào được gửi tới họ; họ chỉ nhận yêu cầu tải tệp như mọi trang web thông thường.

Chủ trọ cũng có thể tự chia sẻ: link hoá đơn gửi khách (chỉ hiện toà, phòng và số tiền — không hiện tên, số điện thoại khách), link phòng trống gửi môi giới (hiện số điện thoại liên hệ của nhân viên hoặc chủ trọ), file Excel xuất ra. Chủ trọ chịu trách nhiệm với dữ liệu mình chia sẻ theo cách này.

7. Quyền của chủ thể dữ liệu

Người có dữ liệu cá nhân trên HomeTrack (chủ trọ, nhân viên, khách thuê) có các quyền theo pháp luật:

• được biết dữ liệu của mình được xử lý thế nào;
• đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý;
• xem và yêu cầu bản sao dữ liệu của mình;
• yêu cầu sửa dữ liệu sai;
• yêu cầu xoá dữ liệu;
• yêu cầu hạn chế xử lý, phản đối việc xử lý;
• khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường theo quy định.

Cách thực hiện

• Khách thuê: liên hệ trực tiếp chủ trọ — chủ trọ là bên kiểm soát dữ liệu của bạn và có thể sửa, xoá ngay trong ứng dụng. Nếu chủ trọ không phản hồi, bạn có thể báo cho chúng tôi qua support@hometrack.vn; chúng tôi sẽ chuyển yêu cầu tới chủ trọ và hỗ trợ trong phạm vi vai trò bên xử lý.
• Chủ trọ, nhân viên: tự sửa thông tin ở Cài đặt → Chỉnh sửa thông tin, tự xuất dữ liệu ở Cài đặt → "Sao lưu toàn bộ (Excel)"; các yêu cầu khác gửi tới support@hometrack.vn.

Chúng tôi phản hồi yêu cầu trong vòng 72 giờ làm việc. Có thể cần xác minh bạn là chủ tài khoản trước khi thực hiện.

8. Sự cố dữ liệu

Khi phát hiện sự cố có thể làm lộ, mất hoặc sai lệch dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ:

• khoanh vùng và khắc phục ngay, khôi phục từ bản sao lưu nếu cần;
• thông báo cho chủ trọ bị ảnh hưởng: chuyện gì đã xảy ra, dữ liệu nào liên quan, đã làm gì và chủ trọ nên làm gì;
• thông báo cho cơ quan chức năng về bảo vệ dữ liệu cá nhân trong thời hạn pháp luật quy định.

9. Liên hệ

• Đơn vị vận hành Công ty TNHH Công nghệ Rentflow
• Mã số doanh nghiệp 0319097807
• Địa chỉ 165-167 Nguyễn Thị Thập, Phường Tân Hưng, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Email support@hometrack.vn

10. Thay đổi chính sách

Khi chính sách thay đổi, chúng tôi tăng số phiên bản ở đầu trang. Lần mở ứng dụng tiếp theo, bạn sẽ được hỏi đồng ý lại với phiên bản mới trước khi tiếp tục dùng. Các phiên bản trước được lưu lại và cung cấp khi bạn yêu cầu.